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タイムカードの保管期間が5年に!保管が必要な理由や対象者

2022.07.22 人事システム

タイムカードの保管期間は労働基準法により規定されています。タイムカードの集計や管理をしていて、改めていつまで保存しなければいけないのか確認したくなった担当者の方もいるのではないでしょうか?

手元に置いておくべきタイムカードを誤って破棄しないように、正しいルールを知っておきましょう。

そこで今回、タイムカードの保管期間や事業者が保管すべき理由、対象者について詳しく解説していきます。

目次

1.法改正でタイムカードの保管期間は5年に延長

事業者にはタイムカードを5年間保存する義務があります。

2020年4月の民法改正で債権の消滅時効期間が原則5年とされたことを受け、労働基準法における賃金請求権※の消滅時効期間も2年から5年に延長されました。
※賃金請求権…労働者が事業者に対して未払い賃金を請求できる権利

もともと賃金の証拠となるタイムカードや賃金台帳などの記録は3年間の保存義務が設けられていましたが、2020年4月の労働基準法改正に伴い5年に延長されています。

2022年6月現在は移行期間中であり「当分の間は保存期間を3年とする」とされていますが、賃金請求権の消滅時効期間5年に合わせ、可能な限り5年間保存することが望ましいでしょう。

2.タイムカードの保管が必要な理由

事業者がタイムカードを保管しなければならない理由を3つ見ていきましょう。

労働基準法で保管を義務付けられている

第一の理由は、労働基準法によりタイムカードの保管が義務付けられていることです。

労働基準法第109条では「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。」と規定されています。

誤って保管期間内に破棄してしまった場合、労働基準法120条により30万円以下の罰金に処される可能性もあるため、徹底した管理が必要です。

労働基準監督署の調査に備える

第二の理由は、労働基準監督署からタイムカードの提示を求められる場合があることです。

労働基準監督署は、企業が適切に労務管理や賃金支払いをしているか調査を行うことがあり、情報開示を求められたらタイムカードを提出しなければなりません。提出できないと指導の対象になる可能性があります。

スムーズに対応するために、タイムカードは整理してすぐに提出できるよう管理しておきましょう。

従業員からの賃金請求に備える

第三の理由は、従業員からの賃金請求に備えるためです。

先ほど申し上げた通り、労働者には5年前までさかのぼって賃金請求できる権利があります。従業員から残業代や未払い賃金請求があった際、タイムカードは実際の勤務時間を示す客観的な証拠書類として活用できます。

万が一破棄していると裁判になった際に情報開示できず、不利な状況に立たされる可能性も考えられます。リスク管理の観点からも、タイムカードの保管は重要です。

3.タイムカードの保管は全従業員分が基本

タイムカードは正社員だけでなく、アルバイトや派遣社員のものも保管対象です。派遣社員のタイムカードは、派遣受け入れ企業・派遣会社ともに管理する必要があります。

例外として、管理職やみなし労働時間制の従業員のタイムカードには保管義務がありません。しかし、事業者には勤怠管理を行う義務があるため、タイムカードを適切に運用し、保管しておくと安心です。

4.保管期間の起算日も変更されているので注意

2020年4月の法改正に伴い、タイムカードの保管期限の起算日も変更されているため注意しましょう。

法改正前は、タイムカードの保管期間の起算日は「最後に記録した日」となっていましたが、法改正後は「給与支払いの完了日」に変更されました。派遣社員の場合は、タイムカード保管の起算日は「派遣契約終了日」となります。

雇用形態などにより保管義務や保管期間の起算日が異なるため、できるだけ全従業員のタイムカードを管理しておくことを推奨します。

5.まとめ

労働基準法改正によりタイムカードの保管期間は3年から5年に変更されました。期間内に破棄した場合、労働基準法違反となったり労働基準監督署から指導の対象となったりする場合があります。

2022年6月現在「当分の間は3年間の保存でよい」とされていますが、完全に移行する際に慌てないよう5年間保存しておくと安心です。

他にも、保管の起算日が「給与支払いの完了日」に変更されているため注意しましょう。

タイムカードを保管する対象は、アルバイトや派遣社員を含む全従業員です。労働基準法では対象外とされる管理職やみなし労働時間制の従業員のタイムカードも、トラブルが起きたときに客観的な証拠とするために、保存をおすすめします。

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