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タイムカードから勤怠管理システム切替えのデメリットとは?
導入前に考えること

2022.07.22 人事システム

タイムカードから勤怠管理システムへの切替えを検討する事業者もあるのではないでしょうか?タイムカードにも管理や集計の手間がかかる、保管に場所がとられるといったデメリットがありますが、勤怠管理システムにもデメリットがあります。

ただし電子化に伴うデメリットの多くは事前に対策できます。長期的な視点で見ると、得られるメリットの方が多くなるケースがほとんどです。

今回は、タイムカード利用中の事業者が知っておきたい勤怠管理システム移行のデメリットや切替え前にしておきたい準備について解説します。

目次

効率が下がるケースもある
インターネット環境が必須
スマホ利用の場合、忘れると利用できない
打刻待ちで遅刻する可能性がある
指紋や顔認証は時間がかかる
全従業員への事前周知・操作説明が必要
導入と運用にコストがかかる

1.タイムカードの切替えはデメリットへの対策が重要

タイムカードでの勤怠管理には、出社が必須、集計に手間がかかる、保管場所の確保が必要、時間外労働の把握に時間がかかるといった、紙での管理ならではのデメリットがあります。

DXやリモートワークの普及が進んでアナログ管理に限界を感じ、勤怠管理システムの導入を考える企業も増えているのではないでしょうか。

しかし、新しいシステムの導入にはイレギュラーなトラブルや失敗がつきものです。事前にデメリットを把握し、対策を考えてから勤怠管理システムを採用することが重要となります。

それでは、システム化によるデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?次章から詳しく見ていきましょう。

2.タイムカードをシステム化するときのデメリット

タイムカードから勤怠管理システムに移行するときのデメリットは次の7つです。

効率が下がるケースもある

便利な勤怠管理システムの導入により、かえって業務効率が下がるケースもあります。

カードを差し込むだけのシンプルなタイムカードとは違い、勤怠管理システムはPCの起動が必要だったり、何らかのトラブルでシステムにアクセスできなかったりする場合があります。デジタルリテラシーの低い従業員が多いと、慣れないうちは余計に時間がかかるかもしれません。

インターネット環境が必須

勤怠管理のシステム化に伴い、全ての現場にインターネット環境が必須となります。これまでインターネット環境を整備していないオフィスや家での導入は難しいでしょう。また、インターネット回線にトラブルが発生した場合も打刻できなくなるリスクがあります。

スマホ利用の場合、忘れると利用できない

勤怠管理システムの中にはスマホから打刻できる機能を備えたサービスがあります。手軽に打刻できるためとても便利ですが、スマホを忘れてしまうと記録をつけられません。

他にも、スマホの紛失やバッテリーの充電切れにより打刻できないケースが想定されるため、いざという時の救済措置を検討しておく必要があります。

打刻待ちで遅刻する可能性がある

PCの起動やシステムの立ち上げに時間がかかり、始業時間に出社していても遅刻扱いになる可能性が考えられます。また、PCやタブレットが十分にない職場であれば、限られたデバイスに人が集中してしまうため、打刻待ちの行列が発生して始業時間に間に合わない人が出てくるかもしれません。

指紋や顔認証は時間がかかる

打刻に指紋や顔認証を用いるシステムも、場合によっては時間がかかる原因となります。

指や顔の認証が一度で上手くいかず、何度もやり直しをした経験は誰にでもあるのではないでしょうか?うまく認証されず、打刻待ちの列を作ってしまう可能性があります。

全従業員への事前周知・操作説明が必要

勤怠報告は従業員全員に関わるため、事前にシステムへの移行を周知し、了承を得る必要があります。また、移行当日に操作できず遅刻や欠勤扱いとならないよう、正しい使い方を教える勉強会を開催する、トラブル対応のマニュアルを整備するといった準備も大切です。

導入と運用にコストがかかる

勤怠管理システムの導入と運用にはコストがかかります。費用相場は以下の通りです。

<勤怠管理システムのコストの目安>
初期費用0円~数万円 + 月額15,000円(300円×50人)
※クラウド型勤怠管理システム/既存PC・モバイル利用/従業員50人の場合

タイムカードの場合、初期費用に数万~数十万円かかるものの毎月のコストは紙やインク代のみで済むため、比較するとシステムの方が割高となる場合がほとんどです。

3.システム導入の費用対効果は全体のメリットと比較する

勤怠管理システムの導入には、確かにデメリットがあります。しかし様々なメリットを含めた全体の費用対効果で考慮すると、必ずしもデメリットが勝っているとは限りません。

タイムカードをシステム化することで得られるメリットには次のものがあります。

  • 集計の自動化による業務負担・人的ミスの削減
  • 打刻ミスの削減と対応業務の削減
  • 労働時間超過の早期対応
  • タイムカードの保管場所の削減
  • タイムカードの集計移送やファイリング作業のカット
  • 保管期間管理などの業務負担の軽減
  • 代理押しなどの不正予防
  • 直行直帰、テレワークなどの多様な働き方への対応

以上のように、管理や集計業務の負担が軽減されるため、導入を開始している企業も少なくありません。新たなものを導入する以上デメリットの存在は否定できませんが、より広い視点でみて全体的なパフォーマンス向上に貢献するでしょう。

4.タイムカード切替えのデメリットは回避できる

タイムカードのシステム移行に伴うデメリットも、その多くは事前に対策することで回避できるものばかりです。例えば、以下の3点を押さえるだけでも、従業員が使いやすく、打刻待ちが起こりにくくなるはずです。

  • 現場の環境や悩みを把握し、適した機能のシステムを選ぶ
  • 同じ時間に打刻が集中する場合は、複数の機器を用意する
  • 誰でもすぐに使えるシンプルなシステムを選ぶ

このように、操作性に優れ、自社の職場環境に適したタイプの勤怠管理システムを選ぶことが大切です。

また、導入について従業員に説明する際には、営業主体のオフィスであれば「直行直帰がしやすくなる」、製造現場であれば「時間外労働などの環境が改善されやすくなる」といったように、現場に沿ったメリットを伝えると受け入れられやすくなるでしょう。

5.まとめ

従来の紙のタイムカードから勤怠管理システムへと電子化する場合、ネットワーク障害でアクセスできない、スマホを忘れて打刻できない、システムの起動に時間がかかり始業時間に間に合わないといったデメリットが想定されます。

しかし、勤怠管理システムの導入には集計作業の自動化、打刻ミスや不正予防、保管場所の削減といったメリットも多く、人件費や工数を加味した費用対効果は改善されるケースがほとんどです。

勤怠管理システムを選ぶ際は、操作しやすく、自社の職場環境に合ったものを選びましょう。

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